Co zrobić gdy ekipa budowlana nie wywiązuje się z umowy?

Gdy ekipa budowlana nie wywiązuje się z umowy, warto od razu zebrać dowody, wezwać ją do wykonania prac w konkretnym terminie i trzymać się zapisów kontraktu. Jeśli to nie działa, w grę wchodzi wstrzymanie płatności, naliczenie kar, a nawet odstąpienie od umowy i dochodzenie roszczeń. Najważniejsze to działać szybko i formalnie, zanim opóźnienia i koszty zaczną się wymykać spod kontroli.

Jak rozpoznać i udokumentować niewywiązywanie się ekipy z umowy?

Najważniejsze jest szybkie „złapanie” faktów, zanim wspomnienia się rozmyją. Jeśli ekipa nie dotrzymuje terminu albo robi inaczej niż w umowie, da się to spokojnie pokazać na papierze i w zdjęciach.

Najpierw dobrze jest nazwać problem po imieniu, bo „coś mi nie gra” trudno potem obronić. Niewywiązywanie się z umowy zwykle widać w trzech miejscach: w czasie, w zakresie i w jakości. Przykład z życia: w poniedziałek miały ruszyć tynki na 80 m², a po 10 dniach są tylko dwa pokoje i to krzywo, bez narożników. To nie jest „opóźnienie jak opóźnienie”, tylko konkretna różnica między tym, co uzgodniono, a tym, co wykonano.

Pomaga prowadzenie prostego dziennika zdarzeń, najlepiej codziennie lub co 2–3 dni, nawet w zwykłej notatce w telefonie. Wpisy typu „07.01: ekipa nie przyszła, brak kontaktu”, „08.01: przyjechali na 3 godziny, bez materiału” robią robotę, bo pokazują powtarzalność. Do tego zdjęcia i krótkie filmy: jedna seria z szerokim kadrem, druga z detalem i miarką lub poziomicą w kadrze. Jeśli pojawiają się wady, dobrze je uchwycić w dniu zauważenia, a potem raz jeszcze po 48 godzinach, żeby było widać, że problem nie zniknął.

Żeby dokumentacja miała „zęby”, dobrze jest spinać ją w logiczny zestaw: co miało być, co jest, i skąd to wiadomo. Najczęściej wystarcza kilka stałych elementów:

• zdjęcia z datą (albo opisem w nazwie pliku) i krótką notatką, czego dotyczą
• kopie wiadomości z wykonawcą (SMS, e-mail, komunikator) bez wyrywania z kontekstu
• protokół z odbioru etapu lub jego brak, jeśli odbiór miał być, a nie doszło do niego
• zestawienie: planowany zakres i termin kontra stan faktyczny na dany dzień
• potwierdzenia płatności i faktury, jeśli zakres nie odpowiada rozliczeniu

Po zebraniu tych rzeczy łatwiej mówić o faktach, a nie o emocjach. I nagle „nie zrobili” zamienia się w czytelny opis, który da się pokazać drugiej stronie bez zbędnych spięć.

Jakie zapisy umowy i harmonogramu prac sprawdzić w pierwszej kolejności?

Najpierw trzeba ustalić, czy opóźnienie albo jakość prac rzeczywiście łamie umowę, czy tylko „źle wygląda” na budowie. Często odpowiedź jest w dwóch miejscach: w zapisach o terminach i w tym, co dokładnie miało powstać za daną kwotę.

Dobrym punktem startu jest część umowy o zakresie robót i standardzie wykonania, bo tam zwykle kryją się różnice interpretacyjne. Jeśli w umowie jest „stan deweloperski”, to przydaje się doprecyzowanie, co obejmuje (np. tynki, wylewki, instalacje) i na jakich materiałach. Gdy pojawia się temat zmian, kluczowe bywają zapisy o aneksach, czyli zmianach w umowie na piśmie, bo ustne ustalenia po 2–3 tygodniach pamięta się już zupełnie inaczej.

Potem harmonogram. Pomaga sprawdzić, czy terminy są opisane datami, czy etapami, bo to zmienia sposób liczenia zwłoki (opóźnienia z winy wykonawcy). Przed listą dobrze jest otworzyć umowę i zaznaczyć najważniejsze fragmenty, które da się szybko porównać z tym, co faktycznie dzieje się na budowie:

• Daty i kamienie milowe: start, zakończenie, terminy etapów oraz zapis, co jest „ukończeniem” etapu (np. odbiór, protokół, gotowość do dalszych prac).
• Warunki płatności: czy płaci się po odbiorze etapu, po dostarczeniu faktury, czy z góry, oraz czy zaliczka ma limit (np. 10–20%) i na co dokładnie ma być przeznaczona.
• Procedura zmian i dodatkowych robót: czy wymagany jest kosztorys, akceptacja mailowa, podpisany aneks i jak liczy się termin po zmianie zakresu.
• Zasady odbioru i jakości: kto odbiera, w jakim czasie, czy jest protokół, oraz czy umowa odwołuje się do norm albo producenta materiałów (to często ucina spory o „tak się robi”).

Po takiej weryfikacji łatwiej zobaczyć, czy problemem jest brak ludzi na budowie, czy źle ustawiony harmonogram i płatności. Zdarza się, że harmonogram mówi „7 dni na etap”, ale nie wskazuje, od kiedy te 7 dni biegnie, i wtedy wykonawca trzyma się swojej wersji. Jeśli w dokumentach brakuje precyzji, można przynajmniej wyłapać, które punkty są mierzalne i na nich oprzeć rozmowę oraz dalsze działania.

Jak wezwać wykonawcę do wykonania prac i wyznaczyć dodatkowy termin?

Najbezpieczniej jest wezwać wykonawcę na piśmie i wyznaczyć mu konkretny, dodatkowy termin. Telefon pomaga się dogadać, ale to pismo zostaje i porządkuje sprawę.

W wezwaniu dobrze brzmi prosty opis: co miało być zrobione, co stoi, i jaki zakres ma ruszyć od razu, na przykład „ułożenie 35 m² płytek w łazience” albo „zamknięcie instalacji w kuchni”. Warto dopisać datę graniczną, realną, ale krótką, zwykle 7–14 dni, oraz godzinę rozpoczęcia prac, jeśli ekipa ma wrócić na budowę. Taki komunikat działa jak latarnia we mgle, bo zamienia „kiedyś przyjedziemy” na jasny plan.

Pismo dobrze wysłać e-mailem i jednocześnie listem poleconym, żeby nie było sporu, czy dotarło. Pomaga też prośba o potwierdzenie terminu do 48 godzin, bo wtedy szybko widać, czy wykonawca w ogóle reaguje.

Żeby wezwanie miało ciężar, warto dopisać, co stanie się, jeśli termin minie bez efektu, ale spokojnym, rzeczowym językiem. Można wskazać, że brak rozpoczęcia lub przerwanie robót będzie traktowane jako niewykonanie zobowiązania (czyli obietnicy z umowy) i że inwestor będzie działał dalej zgodnie z umową i przepisami. Dobrze działa też krótkie zdanie o gotowości do udostępnienia budowy w ustalonych godzinach, bo ucina typową wymówkę „nie mogliśmy wejść”.

Kiedy i jak naliczyć kary umowne albo żądać obniżenia wynagrodzenia?

Kary umowne i obniżenie wynagrodzenia da się uruchomić szybko, o ile umowa daje do tego podstawę i widać konkretny „punkt zaczepienia” w opóźnieniu lub jakości. Najbezpieczniej działać na liczbach i datach, bo wtedy rozmowa przestaje być „na oko”.

Kara umowna działa jak z góry ustalona sankcja za naruszenie, najczęściej za zwłokę (opóźnienie zawinione przez wykonawcę) albo za niedotrzymanie parametrów. Jeśli w umowie wpisano np. 0,2% za każdy dzień zwłoki, naliczenie zwykle liczy się od dnia po terminie z harmonogramu do dnia faktycznego zakończenia danego etapu. Dobrze brzmi prosto, ale klucz tkwi w tym, by naliczać ją za to, co jest opisane w kontrakcie, bo „kary za bałagan” bez zapisu trudno obronić.

Obniżenie wynagrodzenia przydaje się, gdy prace są wykonane, ale mają wady albo odbiegają od ustaleń. W praktyce chodzi o proporcję: jeśli część robót ma niższą wartość przez usterki, płatność też powinna spaść, a nie opierać się na deklaracjach „zaraz poprawimy”. Dobrze działa krótka kalkulacja na podstawie kosztu doprowadzenia do stanu zgodnego z umową, np. wyceny poprawek w 7 dni.

Żeby nie mieszać dwóch narzędzi, pomaga prosta orientacja: kara umowna dotyczy najczęściej czasu albo konkretnego naruszenia z umowy, a obniżenie wynagrodzenia jakości i zakresu. Poniżej przykład, jak to rozdzielić w codziennej sytuacji na budowie.

Przy naliczaniu kary umownej i przy żądaniu obniżenia wynagrodzenia dobrze sprawdza się forma pisemna z konkretną kwotą i krótkim uzasadnieniem, bez emocji. Jeśli wykonawca twierdzi, że „to nie jego wina”, pomocne bywa odwołanie się do zapisów o terminach i odpowiedzialności, zamiast dyskusji o intencjach. W realiach budowy często to właśnie jasne wyliczenie zmienia dynamikę rozmowy z „dogadajmy się” na „rozliczmy to uczciwie”.

Jak zabezpieczyć budowę i wstrzymać płatności, by nie stracić roszczeń?

Najbezpieczniej jest zamrozić pieniądze, ale nie budowę. W praktyce chodzi o to, by zatrzymać płatności i jednocześnie nie dopuścić do szkód, które potem trudno przypisać wykonawcy.

Na placu budowy pomaga szybkie „zabezpieczenie stanu”: zdjęcia z datą, krótki opis tego, co zostało zrobione, i co zostało zostawione wrażliwe na pogodę, na przykład odkryte ocieplenie albo niezabezpieczona więźba. Jeśli da się to zrobić bez ingerowania w roboty, można też zamknąć obiekt, ograniczyć dostęp do materiałów i spisać, co zostało na miejscu. Taki prosty protokół z dnia na dzień bywa później jak pas bezpieczeństwa, bo pokazuje, w jakim stanie prace utknęły.

Z płatnościami lepiej nie „ucinać” wszystkiego w emocjach. Pomaga trzymanie się zasady: płaci się za realnie odebrany etap, a resztę wstrzymuje do czasu usunięcia problemów, najlepiej z jasnym opisem kwoty i powodu w mailu lub piśmie.

Jeśli na budowie stoją już materiały kupione przez inwestora, a ekipa ma klucze i swobodny wjazd, ryzyko robi się bardzo konkretne. W takiej sytuacji pomaga odebranie dostępu i oddzielenie tego, co jest własnością inwestora, od tego, co należy do wykonawcy, choćby przez oznaczenie palet i spis narzędzi pozostawionych na miejscu. Gdy wykonawca straszy „zejściem z budowy”, dobrze mieć spokojny plan minimum na 48–72 godziny, żeby zabezpieczyć otwory, przykryć konstrukcję i nie doprowadzić do zalania czy kradzieży, bo te straty później trudniej odzyskać.

Kiedy odstąpić od umowy i jak zrobić to skutecznie na piśmie?

Odstąpienie od umowy bywa sensowne dopiero wtedy, gdy dalsza współpraca realnie blokuje budowę i nie ma już zaufania do terminów.

Najczęściej robi się to, gdy opóźnienia są rażące albo wykonawca porzucił robotę, mimo że wcześniej dostał jasny sygnał, co ma dokończyć. Pomaga też sytuacja, w której usterki są tak poważne, że wymagają rozkuwania świeżo zrobionych elementów. W praktyce często „czerwona lampka” zapala się po 2–3 tygodniach ciszy, gdy ekipa nie odbiera i nie pojawia się na budowie, a terminy z umowy stają się fikcją.

Skuteczne odstąpienie na piśmie powinno zostawiać mało miejsca na interpretacje: wskazuje się umowę (data, strony), podstawę (np. niewykonanie lub nienależyte wykonanie), a także jednoznaczne oświadczenie, że umowa zostaje rozwiązana przez odstąpienie. Dobrze działa prosty język, bez emocji, ale z twardymi faktami, na przykład „brak realizacji prac od dnia X” i „niewykonanie zakresu Y”. Na koniec pomaga dopisać, co ma się stać z materiałami i placem budowy w najbliższych 7 dniach, żeby nie zostać z bałaganem i sporem o to, kto ma oddać klucze.

Liczy się też sposób doręczenia, bo bez niego nawet najlepsze pismo bywa tylko „wydrukiem do szuflady”. Najbezpieczniej, gdy oświadczenie trafia listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo e-mailem, jeśli umowa dopuszcza taką formę i da się potwierdzić dostarczenie. Jeśli wykonawca nagle pisze „dogadajmy się”, a termin minął, dobrze mieć w ręku dowód, że odstąpienie zostało złożone skutecznie, a nie „w rozmowie na budowie”.

Jak dochodzić odszkodowania i naprawy wad: reklamacja, rękojmia czy gwarancja?

Najszybciej odzyskuje się kontrolę nad sytuacją, gdy od razu wybierze się właściwą ścieżkę: reklamacja do wykonawcy, rękojmia albo gwarancja. Każda działa trochę inaczej i w praktyce daje inne „dźwignie” na naprawę usterek oraz pieniądze.

Reklamacja to po prostu formalne zgłoszenie problemu do wykonawcy: opis wady, zdjęcia, żądanie i termin, w którym ma się to wydarzyć. Dobrze działa, gdy zależy na sprawnej poprawce, bo można jasno wskazać, czy chodzi o usunięcie wady, dokończenie prac, czy zwrot części kosztów. Jeśli trzeba od razu myśleć o odszkodowaniu (czyli pokryciu realnych strat, np. zalania i suszenia), pomaga dopisać kwoty albo choć ich zakres i zaznaczyć, że będą rozliczane na podstawie rachunków z 14–30 dni.

Rękojmia i gwarancja bywają mylone, a to dwa różne „parasole” ochronne. Rękojmia wynika z prawa i dotyczy wad robót, nawet gdy umowa o niej milczy, a gwarancja to dobrowolna obietnica z dokumentu gwarancyjnego, zwykle z warunkami i wyjątkami. W praktyce przy ekipie budowlanej rękojmia bywa bardziej pewna, bo nie zależy od tego, czy ktoś wystawił kartę gwarancyjną i co w niej dopisał.

Żeby ułatwić wybór, poniżej w jednym miejscu zestawiono, kiedy która opcja daje najwięcej spokoju i na co uważać przy formułowaniu żądania.

W praktyce często łączy się działania: zgłasza się wadę i jednocześnie zastrzega roszczenie o koszty naprawy, jeśli wykonawca nie zareaguje w rozsądnym czasie. Pomaga też proste zdanie „proszę o potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia” i zostawienie śladu w mailu lub SMS, bo później łatwiej wykazać, że wykonawca wiedział o problemie. Jeśli pojawia się wątpliwość, czy wada to „drobna kosmetyka”, czy już istotny błąd, zwykle najlepiej trzymać się faktów i dokumentów, a nie ocen.

Jakie kroki podjąć, gdy sprawa trafia do mediacji, sądu lub do rzeczoznawcy?

Gdy rozmowy z wykonawcą utknęły, najlepiej szybko przejść na tory formalne i uporządkować dowody. Mediacja, rzeczoznawca albo sąd mają sens wtedy, gdy da się pokazać konkrety, a nie tylko frustrację.

Mediacja bywa najszybszym sposobem, żeby „odmrozić” sprawę bez wielomiesięcznej batalii. Pomaga, gdy obie strony są jeszcze w stanie usiąść do stołu i podpisać ugodę (pisemne porozumienie), np. z nowym terminem 14 dni i jasnym zakresem poprawek. Dobrze działa, gdy na spotkanie zabiera się wydruki: umowę, korespondencję i zestawienie, co dokładnie nie zostało zrobione. Jeśli mediator proponuje ogólniki, można wracać do faktów: metrów, sztuk, dat i tego, co jest gotowe tylko „na oko”.

Rzeczoznawca budowlany przydaje się wtedy, gdy spór dotyczy jakości, a nie samych terminów. Taka opinia techniczna zwykle opisuje wady, ich przyczynę i koszt naprawy, a to mocno porządkuje rozmowę i robi wrażenie w razie dalszych kroków. W praktyce wygląda to często prosto: przyjazd na budowę, oględziny, zdjęcia, czasem pomiary, a po 7–21 dniach dokument do ręki.

Jeśli sprawa trafia do sądu, kluczowe staje się tempo i kompletność papierów, bo każdy brak może wydłużyć postępowanie o kolejne tygodnie. Pomaga przygotować spójny opis osi czasu, z datami płatności i momentami, gdy prace stanęły, oraz od razu wskazać, czego dokładnie się żąda i na jakiej podstawie. W sądzie często pojawia się biegły (ekspert powołany przez sąd), więc wcześniejsza opinia rzeczoznawcy nie zawsze zastąpi opinię biegłego, ale potrafi dobrze „ustawić” temat i urealnić kwoty. Czy to przyjemne? Rzadko, ale przy uporządkowanych materiałach można odzyskać kontrolę nad sytuacją, zamiast kręcić się w kółko na budowie.